Aufbewahrungspflichten im Online-Shop

Buchungsbelege, Geschäftsbriefe, Faxe – auch für Onlinehändler gelten die allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Doch nicht selten herrscht Unsicherheit darüber, welche Unterlagen in welcher Form und wie lange aufzubewahren sind. Warum der Ausdruck einer E-Mail manchmal nicht reicht, welche Vorteile eine elektronische Archivierung bringt und worauf Händler sonst noch achten sollten, lesen Sie in diesem Beitrag

Aufbewahrungspflichten im Online-Shop Die Aufbewahrungspflichten sind im Wesentlichen – aber nicht abschließend – in § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Aufbewahrungspflichtig sind danach unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege. Für den Online-Versandhandel sind vor allem die Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege von Bedeutung, und zwar unabhängig von ihrer Form. Welche Belege müssen erfasst werden:

Papierdokumente wie zum Beispiel Briefe und Faxe Elektronische Nachrichten, zum Beispiel E-Mails oder Nachrichten über ein Online-Kontaktformular Listen und Protokolle im Rahmen eines EDV-Systems

Was sind Buchungsbelege? Unter Buchungsbelegen werden alle Unterlagen erfasst, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren. Den Buchungsbeleg für die Zahlung des Kaufpreises bei einer Online-Bestellung stellt die Rechnung dar. Eine Kopie hiervon unterliegt der Aufbewahrung und zwar unabhängig davon, ob sie elektronisch oder auf Papier erteilt und übermittelt wird (§ 14b Abs. 1 UstG). Was sind Geschäfts- beziehungsweise Handelsbriefe? Jede Korrespondenz, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung und Rückabwicklung eines Geschäfts dient, gilt als Handels- bzw. Geschäftsbrief. Aufbewahrungspflichtig sind sowohl die empfangenen als auch Wiedergaben der abgesandten Briefe. Dazu zählen unter anderem:

die Wiedergabe der Eingangsbestätigung (§ 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BGB) und gegebenenfalls der Auftragsbestät...